界所举办的茶话会的主要会议议程,大体只有如下四项:
第一项议程是:主持人宣布茶话会正式开始。在宣布会议正式开始之前,主持人应当提请与会者各就各位,并且保持安静。而在会议正式宣布开始之后,主持人则还可对主要的与会者略加介绍。
第二项议程是:主办单位的主要负责人讲话。他的讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外,还可以代表主办单位,对全体与会者的到来表示欢迎与感谢,并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解,更大的支持。
第三项议程是:与会者发言。根据惯例,与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言之中直言不讳,畅所yù言,通常,主办单位事先均不对发言者进行指定与排序,也不限制发言的具体时间,而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时,与会者在同一次茶话会上,还可以数次进行发言,以不断补充、完善自己的见解、主张。
第四项议程是:主持人略作总结。随后,即可宣布茶话会至此结束散会。
茶话会现场发言礼仪:
业已指出,与会者的现场发言,在茶话会上举足轻重。假如在一次茶话会上没有人踊跃发言,或者是与会者的发言严重脱题,都会导致茶话会的最终失败。
根据会务礼仪的规范,茶话会的现场发言要想真正得到成功,重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。
在茶话会上,主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议,更重要的,是要求他能够在现场上审时度势,因势利导地引导与会者的发言,并且有力地控制会议的全局。在众人争相发言时,应由主持人决定孰先孰后。当无人发言时,应由主持人引出新的话题,就教于与会者;或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时,应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前,可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后,应由主持人带头鼓掌致意。万一有人发言严重跑题或言辞不当,则还应由主持人出头转换话题。
与会者在茶话会上发言时,表现必须得体。在要求发言时,可举手示意,但同时也要注意谦让,不要与人进行争抢。不论自己有何高见,打断他人的发言chā嘴,都是失当的行为。在进行发言的过程中,不论所谈何事,都要使自己语速适中,口齿清晰,神态自然,用语文明。肯定成绩时,一定要实事求是,力戒阿谀奉承。提出批评时,态度要友善,切勿夸大事实,调整挖苦。与其他发言者意见不合时,要注意“兼听则明”,并且一定要保持风度。切勿当场对其表示出不满,或是在私下里对对方进行人身攻击。
基本会议礼仪
请你回顾一下自己的工作状态,除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些,还有哪种沟通方式多一些?这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。
按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。
我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。
会议前:
在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:
·WHEN-会议开始时间、持续时间
·WHERE-会议地点确认
·WHO-会议出席人
·WHAT-会议议题
·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等
WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。
OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
会议中:
在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:
(1)会议主持人
主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间
(2)会议座次的安排
一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。
一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。
在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。
还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。
会议后:
在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:
·会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段xìng的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;