贝所建立的文档,与通过chā入图片文档所建立的文档相比,后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比,所占的空间又有明显地减小。
10、WORD打印到文件的应用
WORD文件打印时,在打印参数设置窗口中有一个选项,叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中,再点确定进行打印,将弹出一个文件保存窗口,让用户选择WORD打印文件的保存位置,再确定,WORD的内容将输出到一个打印文件中,默认的文件扩展名是 .prn。
那么什么情况下需要使用这个功能,又如何使用这个功能呢?
一、为什么要使用WORD打印文件?
1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持,而打印文件不须要WORD的支持,甚至不须要汉字cāo作系统的支持,这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号,就可以将保存的打印文件传递过去打印,而不必担心是否有相应的cāo作系统,是否有WORD以及是什么版本。
2.在进行文件传送时,为考虑系统和编辑器的兼容xìng,常使用文本格式,但文本格式损失了全部的文字格式信息,不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点,其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
3.prn 文件具有较小的体积,为文件jiāo换提供便利。
二、生成打印文件
打印cāo作与正常打印完全相同,在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上,在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名,确定即可(如图)。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下,然后用COPY命令将打印文件发送到打印机,命令格式如下:
copy 文件名 prn /b
命令共四个部分,其中prn 指将输出设备指定为打印机;
/b 指以二进制方式输出,如无此参数,图片等信息可能无法正确打印。
四、需要注意的几个问题
1.WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了,只能直接发送到打印机。
2.打印时,打印机必须先打开,并连机。
3.生成WORD打印文件时,必须考虑用什么打印机打印这个文件,打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机,生成的打印文件是不同的,如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
一分钟驾驭word 高效经典教程2
1、Word文档加密技巧
文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题,尤其是在公共办公场所,如何更加有效地保护我们的文档,更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能,是我们日常工作生活中十分常用的办公软件,同时Word本身也提供了许多安全和保护功能,下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧。这几种方式,各有玄机,正所谓是“一山还比一山高”啊:普通加密
首先打开需要加密的Word文档,选择“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签,分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码,然后点击“确定”按钮退出,最后将该文档保存即可。
注意:“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同,设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档,而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档,如果只设置“修改权限密码”,那么别人仍然可以打开该文档,但是如果不知道密码的话,并不能做任何修改
2、word快捷键卡
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