其基本结构如图1所示，与Access数据表基本相同。

(2)常规排序：

Excel数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体cāo作方法有以下两种：如果你需要根据“年龄”、“总分”等数值关键字(字段)对数据清单排序，只须将图1中的“年龄”或“总分”选中，然后点击工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排列。

如果你需要按姓氏笔划对图1数据清单排序，则应选中图1中B1单元格，点击“数据→排序”菜单命令，在打开的对话框中点击“选项”按钮打开“排序选项”对话框。选中“笔画排序”选项，根据图1中的数据排列方向选择“按列排序”选项，点击“确定”按钮后返回到“排序”对话框。将其中的“有标题行”选中，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“姓名”选面，最后选中排序方式(“升序”或“降序”)并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。

如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开“排序”对话框，在“次要关键字”和“第三关键字”下拉列表中选择即可。

(3)自定义排序：

如果你要求图1中的数据按照“广东省”、“云南省”、“四川省”、“山西省”和“河北省”的顺序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。

首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自定义序列添加到“自定义序列”框内备用。

自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。

注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中“排序”对话框中的“升序”排列，否则应该选择“降序”排列。

2.数据检索

从数据结构的角度看，图1所示“数据清单”就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：

点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>等逻辑符号。例如点击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>500”，表示检索“总分”大于500分的所有记录，回车后“新建”按钮上方就会显示“1/6”字样，说明6条记录中的第一条符合条件。点击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示“4/6”、“5/6”字样。

3.自动筛选

上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，仅靠“记录单”进行检索就不能满足你的需要。此时可以使用Excel的自动筛选功能，具体cāo作方法是：点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令，数据清单的列标记(字段)右侧会显示一个下拉按钮。如果你需要将总分大于500分的记录全部筛选出来，可以点击“总分”下拉按钮，选择“自定义”选项打开“自定义自动筛选方式”对话框。点击“总分”下面第一行右侧的下拉按钮，选择“大于”选项，然后在其右边的框内输入“500”，选中两行中间的“与”后确定，工作表就会显示所有符合筛选条件的记录。

当然，筛选出来的记录还可以再次筛选。假如你要将总分大于500分中“xìng别”为“女”的记录筛选出来。可以按相同方法打开“xìng别”下拉列表选择“女”，则“张晓菲”的记录就会显示在工作表中。

自动筛选出来的数据可供进一步分析，也可以打印或复制到其他工作表。如果你要清除筛选结果，点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令即可。另外，执行数据自动筛选时，如果“自定义自动筛选方式”对话框中的两个条件需要同时满足，则应选中“与”选项，否则应当选中“或”选项。

4.高级筛选

虽然“自动筛选”cāo作简单，但是可供使用的筛选条件有限。为此，Excel提供了“高级筛选”功能。它能够使用各种条件对数据清单进行筛选，其功能强大和使用灵活远非“自动筛选”可比。

(1)条件区域：

使用高级筛选必须在工作表中构造区域，它由条件标记和条件值构成。条件标记和数据清单的列标记相同，可以从数据清单中直接复制过来；条件值则须根据筛选需要在条件标记下方构造，是执行高级筛选的关键部分。