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第 142 章 免费阅读

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10、有关WORD中保存和关闭文档的几个小问题

1.避免文档受损和恢复损坏的文档

可以通过使用WORD的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作,必须在出现问题前,做下列cāo作:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要,请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作,必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。

2.丢失文档前启动了“自动恢复”功能,但是无法保存或打开要恢复的文档

单击“打开”按钮。在文件夹列表中,双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。WORD为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名”,并且文件的扩展名为:.Doc。打开恢复的文档,再单击“保存”按钮,在“文件名”框中,键入或选定已有的文档文件名。若在TEMP文件夹中未找到丢失的文件,可参见下一个问题的答案。

3.使用了“自动恢复”功能,但是无法找到恢复文档

一般情况下,如果开启了“自动恢复”功能,在出现了断电或类似问题并重新启动Word后,Word会自动打开任何恢复的文档。然而,如果因为某种原因,Word没有打开恢复文件,您可自己打开它。在默认的情况下,文件放置在Windows文件夹的Temp文件夹中。但是,如果您修改了恢复文件的位置,请单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“文件位置”

选项卡,然后查看新位置。恢复的文档中所包含的新信息的多少取决于Word保存恢复文件的频繁程度。例如,如果仅在每过15分钟保存一次恢复文件,那么如果出现断电或类似问题最多可能丢失15分钟的工作。如果要修改“自动恢复”的保存时间间隔,请单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后在“分钟”框中输入数字。

4.保存对文档的修改时,显示“文档为只读”的信息

不能对只读文档作修改。要保存对只读文档的修改,必须用一个新文件名来保存该文档。如果将该文档保存在不同的文件夹中,那么也可用相同的文件名。

5.试图保存文档时,得到了文件太大的信息

有两种方法可以解决此问题:

(1)如果某个文档太大而无法保存,您可将它划分为几个小部分。剪切部分文档并粘贴到一个新文档中,然后分别保存每一部分。

(2)将文档转换为主控文档,然后作为单独的子文档保存其组件。

主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。您可用主控文档建立和管理一个由几部分组成的文档(如,同一本书包括几个章节)。例如:可将多个文档当作一个整体,为其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录。

新建主控文档

1)单击“新建”按钮。

2)切换到主控文档视图。

3)创建主控文档的大纲

cāo作方法为:在主控文档视图中,键入文档和各子文档的标题。确保在键入每个标题后按Enter键。给每个标题标题样式(例如,给标题用“标题1”,给每个子文档用“标题2”)。方法是,拖标题的“—”或“+”分级显示符号。如果要降级某个标题到较低的级别,请将分级显示符号向右拖动;如果要升级某个标题到较高的级别,请将分级显示符号向左拖动。

4)选定要划分到子文档中的标题和文本。

5)单击“主控文档”工具栏上的“创建子文档”按钮。

6)单击“文件”菜单中的“另存为”命令,可保存新的主控文档和其子文档。

7)输入主控文档的文件名和位置,然后单击“保存”命令。同时Word会根据子文档的标题中的第一个字符给每个子文档指定文件名。

注:如果“创建子文档”按钮无法使用,需要首先单击“展开子文档”按钮将已有文档转换为主控文档。

打开已有文档,然后重复上面的2)~7)步。

在主控文档中chā入一个已有的Word文档。

1)在主控文档视图中显示主控文档。

2)展开子文档。

3)单击已有文档的chā入点。同时确保单击的位置在已有的子文档之间。

4)单击“主控文档”工具栏上的“chā入子文档”。

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